做好口頭簡報的 10原則

前幾天看到 SciVee 上有一段關於如何做好口頭簡報的影片,Ten Simple Rules for Making Good Oral Presentations,就特別吸引我的注意,可能與自己近來比較有機會做簡報有關吧! 所以囉,我就把它翻譯了一下,如果你英文可以的話,就自己去看影片或全文

  1. 針對聽眾需求設計內容 (Talk to the Audience):這裡指的並不是面對或注視聽眾,雖然這也是很重要。這裡指的是你要針對聽眾來準備簡報,要確定你了解聽眾是誰、他們的背景及對你所要講的主題的了解程度如何,以及他們希望從你的簡報中得到什麼?
  2. 內容不要太多 (Less is More):許多做簡報的人都有個共同的錯誤,就是想要把所有的東西都塞給聽眾,以證明自己懂的很多。結果就是講的太快、主要的訊息反而不見了,寶貴的問答時間也常常縮減或省略。好的口頭簡報應該清楚且簡明,如此才能刺激並引導聽眾在問答時間提問,成為積極的參與者。
  3. 只在有東西時才做簡報 (Only Talk When You Have Something to Say):不要對未來某個時間點能否做簡報過於樂觀,因為研究有時並不如你想像中那麼順利。記得聽眾的時間是很寶貴的,而且不應被充滿無趣地初步研究資料的簡報給濫用。
  4. 讓聽眾帶回一些訊息 (Make the Take-Home Message Persistent):一個好的法則是,如果在一個禮拜後你問一位聽眾關於你的簡報,他/她應該能夠記得三個要點。如果這些都是你主要要傳達的重點的話,那表示你做了一個好的簡報。如果不是的話,表示在簡報時你重點強調有誤。如果聽眾連三個要點都想不起來,你是知道這代表什麼思意的。
  5. 要有邏輯 (Be Logical):把簡報想像成說故事。有一個邏輯的流程 - 清楚的開始(beginning),然後是故事本身 (middle),再來則是結尾(the end) ,要讓聽眾帶回的訊息可在結尾這裡清楚的被了解。
  6. 把地板當成舞台 (Treat the Floor as a Stage):簡報應該是有趣的,但不能太過度,且要知道你的極限。假如你不是天生俱幽默感,不要嘗試要有幽默感。假如不你擅長說趣聞,就不要嘗試。一個好的表演者將深深地打動聽眾,並且增加達成原則4的可能性。
  7. 練習並掌握好時間 (Practice and Time Your Presentation):這點對沒有經驗的人是很重要的。更重要的是,在做簡報時,要按照練習的去進行。越軌是很平常的,但比較慘的是開始去談一些你自己比聽眾還不了解的內容。更多的練習可以減少狀況的發生,一些視覺上的提示或許有幫助。…
  8. 謹慎但有效地使用視覺效果 (Use Visuals Sparingly but Effectively):每個人都有不同的簡報風格,有些人可以不需任何視覺上的輔助就吸引住人(很少),大多數的人則需要一些視覺上的提醒(如圖表) 或其他的東西來輔助才有辦法完整的表達特定主題。… 但也不能太多圖表,如果你每分鐘所講的內容都需要至少一個圖表,那就太多了,而且時間也會不夠。可以有些圖表很快的就跳過去,有些則花點時間講。… 避免逐字去唸圖表中的內容,除非你要強調某一重點,因為聽眾自己也可以自己看。最後千萬不要有太多的視覺上的效果,讓重點簡單而清楚。
  9. 檢閱自己檢報的聲音或影片檔 (Review Audio and/or Video of Your Presentations):沒有比直接聽取或觀看自己簡報更有效的方法了,違反了那個原則馬上就可以看出來或聽出來。有些小錯誤你下次簡報時就可以馬上改過來,有些你則需要更改自己的壞習慣…
  10. 提供適當的感謝 (Provide Appropriate Acknowledgments):人們喜歡因為他們的貢獻而被提及或感謝,… 如果時間上沒掌握好,你也無法去感謝這些人或單位。比較合適的方法是在簡報一開始或者講到相關內容時就可提出感謝。

當然囉,文章作者,Philip E. Bourne 博士,認為即使都遵循了這10個原則也不能保證結果總是成功的,因為聽眾與簡報者之間的互動是很難預期的。

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