最新一期的D-Lib Magazine September 有二篇關於機構典藏 (institutional repositories, IRs) 的文章。這二篇源自2005年5月10-11日在荷蘭阿姆斯特丹舉行的“Making the Strategic Case for Institutional Repositories”研討會邀集了來自13個國家的專家代表齊聚一堂，希望能檢視機構典藏 (institutional repositories, IRs) 目前在各國學術單位中的發展情形，並探究國家政策及策略對 IR 的影響。這13個國家為: 澳大利亞、加拿大、美國、比利時、法國、英國、丹麥、挪威、瑞典、芬蘭、德國、義大利及荷蘭。
這個研討會的議程及演講投影片檔案可以在 http://www.surf.nl/en/bijeenkomsten/index2.php?oid=6(註1) 這個網址找到。在Academic Institutional Repositories: Deployment Status in 13 Nations as of Mid 2005 這篇提到主辦單位在會議之前對參加的各國代表做了問卷調查，此篇文章就調查結果做了的總結及評論。我簡要的摘錄並翻讀一些內容，詳細內容請參閱原文:
- IR 的數量
從下表大致可以看出目前在大學中 IR 發展的情形:
國家 IRs
數量大學
數量有 IR 的大學
所占比例平均每個 IR
的文件數量澳大利亞 37 39 95 n.r. 比利時 8 15 53 450 加拿大 31 n.r. – 500 丹麥 6 12 50 n.r. 芬蘭 1 21 5 n.r. 法國 23 85 27 1000 德國 103 80 100 300 義大利 17 77 22 300 挪威 7 6 100 n.r. 瑞典 25 39 64 400 荷蘭 16 13 100 3,000 / 12,500 英國 31 144 22 240 美國 n.r. 261 – n.r. n.r.: not reported
- 百分比
上表中的“大學”在每個國家定義不同，除了 university外，有些國家的數據中可能包含了colleges 或 business schools。在表中美國的大學數 261 是其 2364 所學校中具備為“doctoral research universities”的，並且他們並未對所有的這些機構做過調查。……
- 記錄的數量
當詳細檢視每個 IR 所收藏內容的多寡時，可以發現到在不同國家之間或不同單位之間有著顯注的不同，從只有幾筆記錄到有數千萬筆記錄的。
這裡所謂的記錄 (records) 因不同的國家有很不同的定義。在一些國家，如美國，都假設 IR 中的內容是 full source objects，像是文件、影像或是 datasets。……
- 記錄的類型
國家 文章/
論文畢業
論文書籍 原始
資料錄影帶
音樂.. 等課程
資料其他 澳大利亞 8 8 1 83 0 比利時 33 66 加拿大 丹麥 芬蘭 法國 80 20 德國 20 40-50 5 1 25 義大利 70 5 20 5 挪威 10 90 瑞典 30 70 荷蘭 20 40 40 英國 74 16 1 4 4 美國 從上面的數據可以看出不同國家對 IR 角色的認知有明顯的不同，除了澳大利亞及美國之外，目前的 IR 大都典藏傳統 (print-oriented) 學術出版品和 灰色文獻 : journal articles, books, theses and dissertations, and research reports。從這裡可以推測 (除澳大利亞及美國之外) ，在學術出版上 open access 的議題也許是 IR 發展的主要驅動力，至少是在短期內是如此，而不是學術傳播在 e-science 及 e-research 方面的新需求。當然這是會隨時間改變的，並且依據所使促進 IR 的初始族群之策略，我們在問卷的資料中可以看到一些偏斜。……
- Disciplinary coverage
國家 人類及
社會科學生命
科學自然
科學工程 表演
藝術其他 澳大利亞 49 19 17 9 3 3 比利時 33 39 16 11 加拿大 丹麥 芬蘭 法國 18 1 4 67 德國 5 5-10 20 10-20 5 25 義大利 55 10 20 15 挪威 瑞典 30 20 30 20 荷蘭 20 20 30 20 1 19 英國 16 12 25 41 6 美國 - 使用的軟體
國家 GNU Eprints DSpace CDSWare ARNO Fedora DIVA iTOR Other 澳大利亞 7 3 3 29 比利時 2 加拿大 + 丹麥 2 1 3 芬蘭 1 法國 11 2 3 德國 2 2 103 義大利 7 3 1 挪威 1 1 3 瑞典 3 10 12 荷蘭 6 6 2 3 英國 24 6 2 美國 + + + + +: one or more of the institutions surveyed currently use this software package
從上表中可以看到每個國中所使用的軟體都不一樣，很多都是各自開發的軟體，不過 Eprints 及 DSpace 則是較多國家都有採用的軟體。
- 系所的參與
在這方面的問題並沒有太多的國家回答，不過跡象可以很清楚看出，目前系所的參與還是相當的低，但荷蘭是例外，在荷蘭有40% 的系所將記錄存放在 IR 中。 …..
在這篇文章中還提到了幾個觀察:
- 聯盟及跨 IR 的服務
目前是有一些聯盟或跨 IR 的服務，大部份是聯盟，因為都還在早期實驗階段，會不會成功仍不知道。不過很顯然的，一個跨 IR 的搜尋引擎是需要的，目前也有這樣的服務在雛型階段。當然目前的焦點應集中在 IR 的基礎建設及 IR 內容的充實。…..
- 國家及機構的政策和組織
只有少數有實際的國家 (政府) 政策，不過越來越多來自國家層級或高等教育機構的報告、宣言、指導性的政策、及相關的活動，都大力的支持 IR。…我們開始看到在機構層級有許多關於學術傳播及知識取得的政策發展，以及透過柏林宣言或類似的文件而來的共同行動。….
- IR 發展中的激勵和抑制因素
問卷的調查結果有著一長串因素，不意外地，有很多是以資料徵集的限制、讓系所了解 IR 價值及使用 IR 困難為中心。很明顯地有一些困惑存在，就是對智慧財產權的不確定及害怕、關於 impact factors 和 scholarly credit..等相關的議題。奇怪地，一直以來似乎有個迷思認為 IR 裏的資料是低品質的，有些人可能是因聯想到一些 open-access 資料品質不高所致。這二個字之所以被聯想在一起，是因大部分的 IR 都會是 open access 性質。
麻煩且耗時的提交程序很明顯的是一個最主要的障礙，所以必須盡可能降低系所在提交作品至 IR 時的工作量，並將好處/優勢給最大化，例如經由自動連結做到參考書目的維護….等。
最後一個經常提到的抑制因素是在機構的政策上缺乏強制的規定讓學術研究的成果存放至 IR 中，儘管這樣的政策的建立持續著有議論的的元素。
至於激勵的因素主要是與抑制/約束者束相互關聯。在一些國家，比如澳大利亞及比利時，強調易懂及簡單的提交程序。其他的國家則提到在提交程序中有圖書館強力的參與及支持。另外一個好處是從機構典藏到全國性典藏系統之自動化散播也都不需系所額外的工作。
其他的激勵因素包含著許多方法去滿足系所關心事項的，並從他們的提交中提供系所令人信服的價值。讓 IR 的內容被 Google 索引並提供類似的檢索服務，如此可以提高系所作品的可見度及存取性。像是 Open Access 的內容正逐漸大量的被讀取及引用 這樣的論點也有助於將作品存放於 IR。在荷蘭的 Cream of Science 專案便是這樣的一個系統…..
另一篇文章 Institutional Repository Deployment in the United States as of Early 2005 是今年春天由 Coalition for Networked Information (CNI) 對其美國的會員所做的調查結果，全文也是很長，希望有空也可以把它簡單的翻譯一些重點。我想這些問卷調查的結果可以讓我們對 IR 在其他國家發展的現況有些了解，特別是對 IR 有興趣的學校而言。
註1: 原網頁已無法連結
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